Aber was genau ist Lean Management eigentlich?
Die Basis dieser Philosophie zielt auf die Optimierung aller Arbeitsprozesse ab, die der Wertsteigerung dienen. Unwichtige und unnötige Aspekte werden eliminiert und ausgebessert. Jutta Rottmann berät kleine und mittelständische Unternehmen und hilft ihnen, genau diese Wertsteigerung zur erzielen. „Dabei spielt es keine Rolle, in welcher Branche die Unternehmen arbeiten. Das Lean Management ist auf viele Bereiche anwendbar“, macht sie deutlich.
Entwickelt wurde das Prinzip für Großunternehmen. Genauer gesagt wurde das Lean Management von Taiichi Ōno Mitte des 20. Jahrhunderts erfunden. Taiichi Ōno leitete das Produktionswerk von Toyota, auf seinen Theorien basiert das noch heute gelebte Toyota-Produktionssystem. Nachdem Jutta Rottmann während ihrer Anstellung bei der Fluggesellschaft Air Berlin eine Abteilung für Unternehmensberatung mit aufgebaut hatte und die vielen Vorteile der Lean-Lebenshaltung erkannte, machte sie sich vor zwei Jahren selbstständig: „Ich möchte besonders den kleineren Unternehmen zeigen, wie sie ihre Verschwendung reduzieren und die Wertschöpfung steigern können.“
Verschwendung vermeiden
Mit Verschwendung im Lean Management ist nicht immer nur das Wegwerfen von Materialien oder fehlerhafte Produkte gemeint. Ineffiziente Arbeitswege und -abläufe verschwenden wichtige Mitarbeiterzeit. Zur Veranschaulichung erklärt Jutta Rottmann: „Stellen Sie sich einen Handwerksbetrieb vor. Wenn wichtige Werkzeuge, die die Handwerker täglich brauchen, weit weg vom Arbeitsplatz gelagert werden, verschwenden sie wichtige Zeit durch unnötige Laufwege. Das gleiche gilt beispielsweise auch für Wartezeiten an gewissen Arbeitsstationen.“ Durch gezielte Optimierung steigern Unternehmen nicht nur den Mehrwert der Produktionen, die Mitarbeiter sind außerdem weniger gestresst. „Hier ist es außerdem ganz wichtig, die Mitarbeiter in diese Prozesse einzubinden, denn sie wissen, wo die meisten Probleme auftreten“, sagt die gelernte Diplomkauffrau weiter.
Kundenorientierung
Besonders in Dienstleistungsunternehmen hat Kundenzufriedenheit oberste Priorität. Hierzu zählt vor allem das zielgerichtete Erledigen der Kundenwünsche. „Arbeitet ein Unternehmen am Kundenwunsch vorbei, drohen Reklamationen. Diese provozieren eine Mehrarbeit durch Ausbesserung. Mit einer direkten Kundenorientierung können Unternehmen diese Zeit sparen“, sagt die Expertin.
Mitarbeiter in Entscheidungsprozesse einbinden
„Jeder Arbeitgeber kann davon ausgehen, dass die Mitarbeiter ein unbedingtes Interesse an erleichterter Arbeit haben. Außerdem sind es die Mitarbeiter, die fehlerhafte Abläufe am schnellsten erkennen“, weiß Jutta Rottmann. Deswegen sei es unbedingt notwendig, eben diese Mitarbeiter in die Verbesserungsprozesse mit einzubinden. „Oft sind Probleme da, die die Geschäftsleitung gar nicht erkennen kann.“
Was sichtbar ist, wird auch verstanden
Die Visualisierung ist der vierte Aspekt, auf den sich das Lean Management stützt. Das gilt sowohl für das Aufschreiben oder Zeichnen der Problemfelder am Arbeitsplatz als auch für sichtbare Markierungen der verbesserten Arbeitsstandards. „In einem Lager sollten Abstellflächen und Laufstrecken bunt abgeklebt und die Abstellflächen beschriftet werden. So weiß jeder Mitarbeiter, wo etwas zu finden ist, ohne ständig nachfragen zu müssen.“
In einem Konzept für Arztpraxen, das Jutta Rottmann Anfang des Jahres entwickelt hat, setzt sie die Visualisierung anders um. „Nehmen wir hier als Beispiel Materialbestände. Sagen wir, vom Verbandsmaterial ist nur noch der Mindestbestand da. Entweder wird das Fach für das Verbandszeug nun mit einem farbigen Post-it markiert oder an der Rückwand des Regals werden farbige Markierungen angebracht. So sieht jeder direkt, dass hier entweder aufgefüllt oder nachbestellt werden muss.“
So einfach und so effizient
Zur Verdeutlichung zeigt Jutta Rottmann drei Lösungsansätze, die in jedem Unternehmen und sogar im Privathaushalt das Leben erheblich erleichtern.
Unnötige Laufwege identifizieren dank des Spaghetti-Diagramms: „Bleiben wir noch einmal bei dem Beispiel des Handwerksbetriebes. Um unter anderem unnötige Laufwege eines Mitarbeiters zu identifizieren, wird ein Beobachter hinzugezogen. Dieser skizziert den kompletten Arbeitsbereich mit den verschiedenen Stationen und zeichnet dann ganz einfach die Laufwege des Mitarbeiters nach. Das Ganze nennt sich Spaghetti-Diagramm und sieht erstmal recht wuselig aus. Hilft aber, unnötiges Laufen zu identifizieren“, erklärt die Unternehmensberaterin.
Probleme aufzeigen mithilfe eines Kaizen-Boards: „Das ist eine bis heute viel genutzte japanische Technik. Mitarbeiter schreiben Dinge auf Zettel, die sie im Unternehmen problematisch finden. Die Zettel werden dann an das Kaizen-Board geheftet. So kann nicht nur der Arbeitgeber sehen, wo Probleme sind, auch Kollegen untereinander können feststellen, wo ähnliche Verbesserungen gewünscht sind. Die Zettel werden dann in einem wöchentlichen kurzen Meeting, bei dem die Probleme kurz besprochen werden, in die Mitte des Boards gehängt. Dann ist es die Aufgabe des Chefs, diese Dinge zu optimieren.“
Die fünf großen S: „Vereinfacht gesagt, kann man die 5S-Methode als Frühjahrsputz für Unternehmen bezeichnen. Sortieren – Sinnvoll anordnen – Säubern – Standards schaffen – Selbstdisziplin. Das ist die Reihenfolge, mit der man sich ganz leicht an die Vermeidung von Verschwendung machen kann. Das ist auch eine sehr schöne Methode, um ein wenig Ordnung in das eigene Zuhause zu bekommen“, verrät Jutta Rottmann. Das Schwierigste sei oft die Selbstdisziplin, denn wenn unnötige Dinge einmal aussortiert und eine sinnvolle Anordnung entwickelt wurde, muss der Arbeitsplatz auch sauber gehalten werden. Die neuen Standards, die sich Unternehmen überlegt haben, müssen dann mit Selbstdisziplin aufrechterhalten werden: „Sonst können keine weiteren Verbesserungen geschaffen werden.“
Lean Management zuhause
Als Mutter von drei Kindern habe die Diplomkauffrau oft gemerkt, wie wichtig eine gute Organisation ist. „Um mir das Leben auch selbst zu erleichtern, habe ich gewisse Standards für meine Familie geschaffen. Unter anderem habe ich mit farbigem Papier festgelegt, wessen Schuhe an welchem Platz zu stehen haben. Das farbige Papier habe ich dann zusätzlich mit dem Namen beschriften. So waren Nachfragen hinfällig“, gibt die Kirchhellenerin einen Einblick.
Ein weiterer Problemherd war die Tiefkühltruhe. „Einkäufe werden gerne mal einfach dort ins Tiefkühlfach geworfen, wo noch Platz ist. Entweder findet man Dinge dann aber überhaupt nicht wieder oder erst nach einem Jahr und kann es dann wegwerfen. Ich habe angefangen, die verschiedenen Fächer zu beschriften. So wusste nicht nur ich Bescheid, sondern auch der Rest der Familie fand sich zurecht.“
Leicht anwendbar ist die Organisation auch auf einen Essensplan. „Es ist ja schön und gut, wenn die Lebensmittel sortiert sind. Das bringt aber nicht viel, wenn schon gar nicht klar ist, was gekocht werden soll. Ein Trick ist eine abgespeckte Form eines Essensplans: Überlegen Sie sich einfach, dass es beispielsweise jeden Montag Fisch gibt oder jeden Dienstag Pasta. Das klappt mit jedem Tag der Woche und es kann schneller entschieden werden, was auf den Teller kommt.“ Wenn Sie dann zusätzliche eine Liste vorbereitet haben, auf der jeden Thementag der Woche verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl stehen, wird es noch einmal leichter.
Immer genügend Vorräte hat man mit dem Markierungssystem, das Jutta Rottmann für Arztpraxen vorsieht. Bevor Dinge wie Kaffee, Nudeln oder Reis in den Vorratsdosen leer gehen, kleben Sie einfach einen auffälligen, bunten Zettel daran. Das muss dann nur noch auf den Einkaufszettel wandern und es sind immer genügend Vorräte im Haus.
